Многофункциональная ERP система для ювелирного производства
Задача: разработать систему для автоматизации и контроля работы ювелирного производства
ERP система — основные разделы:
1. Интерфейс для работы отдела производства
2. Выставление счетов и контроль приема оплаты от клиентов
3. Панель финансового мониторинга
4. Автогенерация товарных чеков
5. Расчет эффективности менеджеров
6. Склад и история движения материалов
О проекте
Наша задача в этом проекте — спроектировать и разработать ERP систему для автоматизации ключевых задач в ювелирном производстве, а так же решить вопрос разграничения доступа разным отделам и сотрудникам компании.
Данный проект реализовывался поэтапно, таким образом руководство компании успевало скорректировать требования относительно следующих модулей и разделов, а сотрудники имели возможность постепенно знакомиться с новыми функциями системы и быстро обучаться взаимодействию с ERP-системой.
Для реализации поставленных задач мы использовали собственные решения для автоматизации с доработкой необходимых функций.
Наличие AmoCRM
Важной особенностью проекта было наличие внешней CRM-системы (AmoCRM), с которой происходит полная интеграция «в обе стороны» для всех процессов на каждом этапе производства и реализации заказа.
1. Раздел «Производство»
Производство представляет из себя список всех сделок, находящихся на производстве, а также подробную информацию по каждой из сделок с возможностью изменения внутренних статусов (восковка, фрезеровка, литье, шлифовка, сборка и т.п.).
Из АмоСРМ в Производство по каждой сделке передаются данные, необходимые для создания изделия: тип изделия в разрезе существующих коллекций, описание, состав материалов, внешний вид (картинка разработанного эскиза).
Фиксируется дата начала производства, дата необходимой сдачи изделия (дедлайн), дата фактического завершения работ с точностью до минут.
Разделение ролей в Производстве:
— заведующий производством, который имеет полный доступ к данной системе, с правом на изменения этапов производственных работ
— ювелир (мастер), имеет право на просмотр задач, которые ожидают выполнения с полным доступом к необходимой информации по данному изделию.
После выполнения заказа (создания изделия), зав.производством фиксирует сдачу заказа на Склад, устанавливая завершение работ по этой сделке в Производстве.
В этот момент происходит обратный обмен данными с AmoCRM, сделка автоматически переходит в статус Изделие готово, а ответственному менеджеру автоматически создается задача «Подготовить изделие к отправке клиенту».
Таким образом, подсистема Производство позволяет оперативно обмениваться данными между разными отделами (отдел продаж и производственный цех), передавая в производство только самую необходимую информацию.
2. Раздел «Выставление счетов»
Полуавтоматическая система, которая служит для облегчения выставления счетов менеджерами (каждый заказ имеет разную стоимость и цена фиксируется менеджером по факту обсуждения деталей заказа с клиентом).
Таким образом, нужна удобная и простая возможность выставления счетов с уникальной суммой и описанием заказа, и быстрой передачей этих счетов клиенту для онлайн оплаты удобным способом.
Для каждой созданной сделки в АмоСРМ автоматически генерируется 2 уникальных ссылки на создание счетов.
После перехода по такой ссылке, менеджер может указать состав заказа, его описание и стоимость (в каждом конкретном случае заполняется своя информация).
После сохранения заказа, менеджер может скопировать ссылку на счет, и выслать ее клиенту.
Клиент при переходе по ссылке видит детальный состав заказа и стоимость, и переходит к выбору способа оплаты (всё это в авторском интерфейсе). После выбора способа оплаты (например, банковская карта), клиент попадает на специальную защищенную страницу Яндекс.Кассы, где вводит необходимые данные и производит оплату заказа.
После успешной оплаты, в подсистеме Выставления счетов происходит фиксация успешной оплаты.
Таким образом, менеджер всегда может увидеть, какие счета уже оплачены, а какие ожидают оплаты и по ним необходимо сделать контрольный звонок.
3. ERP система — раздел «Финансовый мониторинг»
Для оперативного отслеживания всех платежей по всем сделкам, а так же поиска платежей и ответственных менеджеров в случае возникновения спорных вопросов, была создана подсистема финмониторинга.
Также, данная подсистема позволяет оперативно производить бухгалтерские сверки данных в конце месяца по каждому источнику оплат и всем клиентам в целом общим накопленным итогом.
Все сделки, по которым в АмоСРМ менеджеры заполнили финансовую информацию, сразу попадают в панель финансового мониторинга (в режиме реального времени).
В ней есть возможность отследить: ответственного менеджера, клиента, общую сумму сделки, 1ю и 2ю оплату (предоплата и остаток), даты внесения оплат соответственно, а так же источник оплат.
Автоматически система выводит все данные за текущий календарный месяц, отдельно можно настроить фильтрацию по любому параметру: найти определенного клиента и транзакции по нему, выбрать все платежи за определенную дату, посмотреть сумму всех операций по конкретному менеджеру за определенный день или период времени.
4. Генерация товарных чеков
В момент, когда изделие готовится к отправке, менеджер должен распечатать 2 версии товарного чека – одна для вручения клиенту на руки, вторая — для курьера.
В момент смены статуса сделки в АмоСРМ на Отправка, в сделке автоматически генерируется уникальная ссылка на страницу с двумя товарными чеками. ERP система позволяет фиксировать всю необходимую информацию для клиента и курьера соответствующим образом.
Менеджеру остается вывести эту страницу на печать и передать курьеру упакованное изделие с документами.
5. ERP система — расчет эффективности работы менеджеров
На основе информации, зафиксированной в панели финансового мониторинга, система автоматически рассчитывает ключевые показатели эффективности по каждому из менеджеров за заданный промежуток времени.
Это, в первую очередь, Общая выручка и эффективность обработки заказов (конверсия из заявки в сделку).
На основе этих данных менеджерам начисляется ежемесячный бонус к заработной плате.
Также, в учетной записи каждого менеджера подгружаются данные по его эффективности при авторизации в ERP системе. Это позволяет менеджерам наглядно видеть свою эффективность в течение месяца.
Отдельно хочется отметить наличие сравнительного анализа за предыдущий период — эта опция позволяет быстро и наглядно понять какова динамика работы каждого конкретного менеджера.
6. Склад и история движения материалов
ERP система: подсистема Склад — создается с целью фиксации движений всех материалов, деталей, полуфабрикатов и готовых изделий внутри производства.
На данный момент, система склад находится на первичном этапе реализации, дальнейшего прототипирования и разработки.
Таким образом, ERP система позволяет «закрыть» необходимость знать когда и кому, в каком количестве были выданы те или иные материалы, на что они были израсходованы и в каком виде вернулись на склад (при этом рассчитываются допустимые потери при производстве).
Из реализованных вещей стоит обратить внимание на реализованный процесс фиксирования операции на складе: детализированный выбор типа изделия и подгружаемый перечень наименований выполнен в формате визуального соответствия.
Так же, информация подсистемы склад позволяет видеть объем производства каждого из сотрудников производства, оценивая их эффективность.
Отдельная возможность, которая открывается с внедрением данной системы — автоматически подсчитывать допустимые остатки по каждой позиции, и в определенных случаях создавать задачи на закупку недостающих или заканчивающихся материалов и элементов.
Краткие итоги
Для разработки данного проекта был выбран php-фреймворк Yii2, все функциональные модули созданы и функционируют именно на данной базе.
Различные разделы проекта выполнены с поддержкой адаптивности для удобного просмотра с мобильных устройств. Например, блок статистики по менеджерам нужен в постоянном доступе руководителю, таким образом он реализован с поддержкой адаптива.
В целом, на сегодняшний день мы можем смело сказать, что данная система позволяет значительно экономить время на обмен данными между разными отделами компании, а так же повышают эффективность за счет автоматизации рутинных процессов.
Руководитель проекта: Иван Заренков
Разработчики: Константин Куцевалов, Денис Зражевский, Артем Клименко, Андрей Юрин
Консультант: Александр Лядский